Pengaturan Tagihan & Format Cetak Invoice

Langkah-Langkah Pengaturan

Masuk ke Tab Tagihan

1. Buka menu navigasi sebelah kiri, pilih menu Pengaturan.
2. Klik tab Tagihan.

Menentukan Masa Jatuh Tempo & Jam Terbit Tagihan

1. Lama Jatuh Tempo Tagihan:
   • Masukkan jumlah hari masa berlaku pembayaran terhitung sejak tanggal terbit (contoh bawaan: 7 Hari).
   • Contoh: Jika tagihan terbit tanggal 1 dengan durasi 7 hari, maka batas akhir pembayaran adalah tanggal 8.
2. Waktu Buat Tagihan Otomatis:
   • Tentukan jam eksekusi sistem saat menerbitkan tagihan bulanan (contoh: 08:00).
   • Setiap hari pada jam tersebut, sistem secara otomatis memeriksa siklus penagihan pelanggan dan menerbitkan invoice baru bagi yang memasuki periode tagihan.

Catatan Kaki Invoice (Footer Note)

1. Pada kolom Catatan Kaki Invoice (Footer Note), masukkan instruksi atau pesan penutup yang ingin dicantumkan pada bagian bawah lembar invoice cetak/PDF.
2. Contoh isi:
   Perhatian:

   1. Pembayaran melewati tanggal jatuh tempo akan dikenakan isolir otomatis.

   2. Bukti transfer wajib menyertakan nomor tagihan atau nama pelanggan.

   3. Layanan pelanggan dan konfirmasi pembayaran: 0812-xxxx-xxxx.

    

Informasi Rekening Bank, E-Wallet, dan Kontak Layanan

Informasi ini akan otomatis disisipkan ke dalam pesan WhatsApp tagihan pelanggan:

1. Informasi Rekening & E-Wallet:
   • Tuliskan daftar rekening bank tujuan transfer manual (satu per baris).
   • Contoh:
     BCA: 1234567890 a.n Internet Cepat

     Mandiri: 9876543210 a.n Internet Cepat

     DANA / OVO: 08123456789

      
2. Nomor WhatsApp Customer Service (CS):
   • Masukkan nomor WhatsApp resmi pusat bantuan (contoh: 081234567890). Nomor ini akan menjadi tombol bantuan di halaman pembayaran online pelanggan.

Kustomisasi Pesan WhatsApp Tagihan Baru

Pesan ini dikirimkan secara otomatis ke nomor WhatsApp pelanggan ketika invoice bulanan baru terbit:

1. Sesuaikan teks pesan pada kolom Template Pesan WhatsApp Tagihan.
2. Manfaatkan tag variabel dinamis yang disediakan agar data terisi otomatis:
   • {customer_name}: Nama lengkap pelanggan.
   • {invoice_number}: Nomor tagihan (format standar: INV[TahunBulanTanggal][Urutan]).
   • {amount}: Total nominal tagihan.
   • {due_date}: Tanggal batas akhir pembayaran (jatuh tempo).
   • {package_name}: Nama paket internet yang digunakan.
   • {bank_info}: Daftar rekening bank yang telah diatur sebelumnya.
   • {payment_link}: Tautan instan ke halaman pembayaran online (QRIS / Virtual Account).
3. Fitur Salin Format Meta: Jika menggunakan WhatsApp Business API resmi, klik tombol Salin Teks Format Meta Approved Template untuk mengonversi variabel ke format resmi ({{1}}, {{2}}, dst).

Notifikasi Kuitansi Lunas Digital & Unduh PDF

Memberikan kepastian kepada pelanggan bahwa dana telah diterima dan layanan internet tetap aktif:

1. Notifikasi WhatsApp Tagihan Lunas:
   • Aktifkan sakelar Aktifkan.
   • Sesuaikan template pesan kuitansi lunas. Sistem otomatis menyertakan variabel {receipt_link} (tautan bukti bayar resmi) dan {paid_at} (tanggal pelunasan).
2. Unduh Kuitansi PDF Pelanggan:
   • Aktifkan sakelar Unduh Kuitansi PDF Pelanggan agar tombol download file PDF resmi kuitansi tampil di halaman web pelanggan setelah pembayaran berhasil.

Menyimpan Pengaturan

• Klik tombol biru Simpan Pengaturan Tagihan di pojok kanan bawah formulir.
• Sistem akan menyimpan seluruh konfigurasi dan langsung menggunakannya pada siklus penerbitan tagihan berikutnya.

Tips & Hal Penting

• Wajib Sertakan {payment_link}: Selalu cantumkan variabel {payment_link} di template tagihan agar pelanggan bisa langsung klik tautan untuk bayar mandiri lewat HP tanpa perlu antre ke kantor.
• Format Nomor Invoice Otomatis: Nomor invoice dibuat unik secara sistematis dengan format tanggal dan urutan harian (contoh: INV202609040001), mencegah terjadinya nomor ganda antar pelanggan.
• Sinkronisasi Otomatis: Begitu pembayaran diverifikasi lunas (baik via loket maupun pembayaran instan online), pesan WhatsApp kuitansi lunas akan langsung terkirim detik itu juga.