Pengelolaan Pesan Tagihan & Kuitansi Digital

Dua Jenis Pesan WhatsApp yang Dikirim Sistem

Sistem mengelola dua bentuk notifikasi WhatsApp utama:

1. Pesan Pemberitahuan Tagihan (Invoice):
   • Dikirim sebelum atau saat tagihan jatuh tempo.
   • Isi Pesan: Sapaan nama pelanggan, nomor tagihan, nama paket, total biaya, batas tanggal jatuh tempo, serta tautan pembayaran instan (QRIS / Virtual Account).
2. Pesan Kuitansi Lunas (Bukti Pembayaran):
   • Dikirim begitu tagihan dinyatakan lunas.
   • Isi Pesan: Nomor bukti bayar, rincian pembayaran, metode bayar yang digunakan, dan tanggal transaksi sebagai bukti sah bahwa kewajiban bulan tersebut telah selesai.

Kapan Pesan Terkirim Secara Otomatis?

• Pemberitahuan Tagihan: Diterbitkan dan dikirim secara terjadwal (umumnya 2 hari sebelum tanggal jatuh tempo pada jam pengiriman pagi hari).
• Kuitansi Lunas: Terkirim secara langsung (real-time) detik itu juga, baik saat pelanggan melunasi sendiri via online maupun saat pembayaran tunai dicatat ke sistem.

Cara Mengirim Ulang Pesan WhatsApp Secara Manual

Terkadang pelanggan meminta pesan dikirimkan kembali karena pesan sebelumnya terhapus, ponsel baru diganti, atau nomor baru diperbarui.

Berikut langkah mudah untuk mengirim ulang:

1. Buka menu Tagihan, lalu cari tagihan pelanggan yang dimaksud.
2. Buka halaman rincian tagihan tersebut.
3. Pada panel menu sebelah kanan:
   • Jika tagihan belum lunas, tekan tombol hijau Kirim Tagihan via WA.
   • Jika tagihan sudah lunas, tekan tombol Kirim WA Kuitansi Lunas.
4. Pesan akan langsung diteruskan kembali ke nomor WhatsApp pelanggan dalam beberapa detik.

Menemukan & Mengatasi Tagihan yang Belum Terkirim

Jika ada kendala koneksi atau gangguan jaringan saat pengiriman otomatis, sistem menyediakan tempat khusus untuk memantau tagihan yang tertunda:

1. Buka menu Tagihan, lalu pilih tab atau submenu Belum Terkirim.
2. Halaman ini akan menampilkan daftar tagihan yang belum berhasil masuk ke ponsel pelanggan.
3. Penyebab umum:
   • Nomor WhatsApp pelanggan salah ketik, tidak aktif, atau belum terdaftar di WhatsApp.
   • Koneksi perangkat pengirim (gateway) sedang terputus sementara.
4. Solusi:
   • Periksa dan perbaiki nomor telepon di profil pelanggan.
   • Tekan tombol kirim ulang pada daftar tersebut agar sistem mencoba mengirimkannya kembali.

Tips Agar Pesan Selalu Sukses Diterima Pelanggan

• Format Nomor Telepon yang Benar: Saat mendaftarkan pelanggan baru, pastikan format nomor ditulis dengan benar (misal: 08123456789 atau 628123456789) tanpa menggunakan tanda hubung (-), spasi, atau karakter aneh.
• Periksa Status Koneksi WhatsApp: Pastikan perangkat WhatsApp pengirim selalu dalam status Terhubung (Connected) di menu pengaturan sistem agar pesan antrean tidak menumpuk.
• Gunakan Opsi Kuitansi Saat Terima Pembayaran Tunai: Saat mencatat setoran pembayaran pelanggan di sistem, pastikan opsi Kirim Kuitansi WhatsApp selalu aktif agar pelanggan langsung memperoleh bukti transaksi di tempat.