Membatalkan Tagihan & Pembatalan Pembayaran (Void)

Membatalkan Tagihan yang Belum Dibayar (Salah Buat Tagihan)

Jika Anda baru saja menerbitkan tagihan tambahan namun ternyata keliru mengisi nominal atau salah memilih pelanggan, tagihan tersebut dapat dibatalkan sebelum dibayar:

• Langkah-langkah:
  1. Buka menu Tagihan.
  2. Cari nomor tagihan yang salah tersebut, lalu buka rinciannya.
  3. Tekan tombol Hapus / Batalkan Tagihan.
  4. Konfirmasi penghapusan pada jendela yang muncul.
• Aturan Sistem:
  Tagihan yang sudah berstatus Lunas tidak dapat dihapus dengan cara ini untuk mencegah hilangnya jejak keuangan.

Membatalkan Transaksi yang Terlanjur Berstatus Lunas (Void Payment)

Fitur Void (Pembatalan Pembayaran) digunakan jika suatu tagihan sudah terlanjur dicatat sebagai Lunas, namun ternyata transaksi tersebut tidak sah.

Kapan Fitur Void Harus Digunakan?

• Staf terburu-buru menekan tombol lunas sebelum uang tunai fisik benar-benar diterima.
• Pelanggan mengirimkan tangkapan layar bukti transfer palsu (setelah dicek di mutasi rekening bank, dana belum masuk).
• Terjadi salah pilih pelanggan saat mencatat setoran pembayaran.

Pengamanan & Otorisasi Khusus

Karena tindakan ini memengaruhi laporan arus kas dan saldo pendapatan, tombol Void Pembayaran dilindungi dengan hak wewenang khusus tingkat tinggi (Super User / Manajemen). Hal ini bertujuan untuk memastikan setiap pembatalan uang masuk tercatat dengan penuh tanggung jawab dan mencegah kecurangan pembukuan.

Apa yang Terjadi Secara Otomatis Saat Void Dilakukan?

Ketika proses Void berhasil dieksekusi, sistem secara otomatis melakukan sinkronisasi menyeluruh:

1. Pencatatan Keuangan Dihapus: Riwayat uang masuk pada tagihan tersebut langsung dicabut dari laporan penerimaan harian, sehingga saldo buku kembali cocok dengan fisik uang di rekening/laci.
2. Status Tagihan Menjadi Dibatalkan (Cancelled): Tagihan tersebut ditandai tidak berlaku.
3. Pengembalian Tanggal Tagihan (Rollback):
   Jika tagihan yang dibatalkan adalah langganan bulanan, sistem akan secara otomatis memundurkan kembali tanggal Tagihan Selanjutnya ke bulan sebelumnya. Dengan demikian, jadwal siklus pelanggan tidak akan melompat maju secara keliru.

Tips Pencegahan Agar Transaksi Selalu Akurat

• Verifikasi Mutasi Terlebih Dahulu: Jika menerima konfirmasi pembayaran via transfer bank, biasakan selalu memeriksa mutasi di aplikasi perbankan Anda terlebih dahulu sebelum mencatat lunas di sistem.
• Tawarkan Pembayaran Online Otomatis: Arahkan pelanggan untuk membayar melalui QRIS atau Virtual Account pada tautan WhatsApp. Jalur ini 100% bebas dari risiko salah catat atau bukti transfer palsu karena diverifikasi langsung oleh sistem perbankan.